Am Montag traf sich Wissenschaftsminister Timon Gremmels dort mit den Geschäftsführungen und Leitungen der Ämter für Ausbildungsförderung der Hessischen Studierendenwerke und hob die Bedeutung der digitalen Bearbeitung hervor: „Hessen ist seit Jahren federführend an der Entwicklung von Systemen beteiligt, die die BAföG-Beantragung einfacher machen – sowohl für die Antragstellenden als auch für die Verwaltung. Mit der eAkte treiben wir die Digitalisierung in diesem Bereich weiter voran“, so Wissenschaftsminister Timon Gremmels. „Ich freue mich, dass nun auch das Studierendenwerk Gießen die eAkte erfolgreich eingeführt hat und darüber, dass auch die zwei noch fehlenden Studierendenwerke dieses Jahr folgen werden.“ Mit einem Pilotprojekt beim Studierendenwerk Darmstadt hat das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur (HMWK) diesen Digitalisierungsprozess initiiert und finanziert.
Zufrieden mit dem Prozess
Ziel der Umstellung ist es, den bisher papierbasierten Prozess effizienter zu gestalten, Ressourcen zu schonen und die Verwaltung zu modernisieren. Die Studierenden profitieren von schnelleren Bearbeitungszeiten und einer vereinfachten Kommunikation. Gero Lottermann, Geschäftsführer des Studierendenwerks Gießen, zeigt sich zufrieden mit dem Prozess. „Bisher mussten digital eingereichte Anträge ausgedruckt und sortiert werden. Stattdessen werden diese ab sofort direkt digital in der jeweiligen eAkte abgelegt und stehen den Sachbearbeitenden unmittelbar zur Verfügung. Nachgereichte Unterlagen müssen nicht mehr den langwierigen Postweg durchlaufen, sodass Fristen transparenter werden und Anträge schneller bearbeitet werden können.“
Vorreiter ist Darmstadt
Als Vorreiter und Pilotamt startete das Studierendenwerk Darmstadt und konnte bereits Anfang 2024 auf die BAföG-eAkte umstellen. So konnten wertvolle Erfahrungen gesammelt und weitergegeben werden: Für den Digitalisierungsprozess der BAföG-Akten im Studierendenwerk Gießen bildete sich im Herbst 2024 eine interne Arbeitsgruppe aus Sachbearbeitenden, Gruppenleitungen, IT-Experten sowie Abteilungsleitung, die sich intensiv mit den bestehenden Prozessen auseinandersetzte und auf die spezifischen Anforderungen angepasste Workflows entwickelte. Die Umsetzung erfolgte dann in mehreren Schritten: Zwei Pilotgruppen aus dem Amt für Ausbildungsförderung starteten mit ersten Testphasen und erarbeiteten Lösungen, die dann schrittweise auf weitere Teams übertragen wurden. Dies stellte einen optimalen Wissenstransfer sicher und verbesserte den Veränderungsprozess.
